Handleiding voor het verwerken van bestellingen
Wanneer een klant iets in uw webwinkel koopt, verschijnt de bestelling wordt in de winkelbeheerder → Mijn verkopen → Bestellingen en ontvangt u een e-mail of een mobiele pushmelding.
Op de pagina Bestellingen kunt u al uw bestellingen bekijken en beheren. U heeft toegang tot alle bestelgegevens, zoals betaal- en verzendinformatie. bestelde artikelen, naam en contactgegevens van de klant en het factuuradres. U kunt ook zoeken naar bestellingen of ze filteren op verschillende categorieën, bijvoorbeeld alle bestellingen die zijn betaald met PayPal, alle bestellingen in maart of alle bestellingen die wachten op verwerking.
Bestellingen voor digitale producten of cadeaubonnen worden automatisch uitgevoerd. Wanneer een klant een digitaal product koopt, ontvangt hij of zij een e-mail met een link om het bestand te downloaden.
Wanneer er een bestelling voor fysieke producten wordt geplaatst, moet u deze bestelling vervullen. Dit zijn de standaardstappen die u moet uitvoeren:
| Status bestelling | Wat u moet doen |
| 1. Bestelling is geplaatst. | Bekijk de bestelling. |
| 2. Bestelling is betaald. | Vervul de bestelling. |
| 3. Bestelling is verzonden. | Voeg het trackingnummer toe (dit is optioneel). |
Aanwijzingen dat u een nieuwe bestelling heeft
Wanneer u een online bestelling ontvangt:
- ontvangt u een melding van de nieuwe bestelling per e-mail. De e-mail is met als onderwerpregel "[uw winkelnaam], nieuwe bestelling #X".
- ontvangt u op uw mobiel een pushmelding over de bestelling.
- verschijnt de nieuwe bestelling op de pagina Bestellingen zodra uw klant de bestelling heeft geplaatst.
- ontvangt de klant een bevestigingsmail voor de bestelling.
Bestellingen bekijken
Om uw bestellingen te bekijken gaat u naar de pagina Bestellingen van de winkelbeheerder en opent de bestelling om de details te bekijken.
In de bestelgegevens ziet u:
- Bestelnummer
- Datum en tijd waarop de bestelling is geplaatst
- Betaal- en verzendstatus
- Notities voor bestellingsbeheer
- Artikelen
- Hoeveelheden
- E-mailadres klant
- Verzendmethode
- Betaalgegevens
- Verzendadres
- Opmerkingen van de klant bij de bestelling
- Verzendkosten
- Administratiekosten
- Belasting
- Korting
- Subtotaal
- Totaal van de bestelling
Voordat u een nieuwe bestelling gaat verwerken, raden we u aan om te controleren of u de betaling voor de bestelling heeft ontvangen.
De status Betaald betekent dat uw klant een online betaaloptie heeft gekozen en dat de betaling door de externe provider is verwerkt. Gefeliciteerd: u heeft zojuist een betaling ontvangen! Nu kunt u de bestelling voorbereiden en verzenden naar de koper.
De status Wacht op betaling kan twee dingen betekenen:
- Uw klant heeft een offline betaalmethode gekozen en u moet contact opnemen met de klant om de betaling te regelen.
- De online betaling van uw klant is niet verwerkt. Open de pagina met bestelgegevens en ga naar de sectie Betaling om een gedetailleerd overzicht van de betaling te bekijken en de reden waarom de betaling is mislukt.
Nadat u de betaling van de klant heeft ontvangen en over alle benodigde gegevens beschikt, kunt u de status van de bestelling wijzigen in Wordt verwerkt en de bestelling gaan vervullen.
Bestellingen vervullen
Wanneer u klaar bent om een fysieke bestelling te verzenden, moet u de artikelen klaarmaken, verpakken en aan de klant leveren. Dit proces wordt "vervulling van bestellingen" genoemd en omvat alle stappen die u neemt tussen het ontvangen van een nieuwe bestelling en het ontvangen van het nieuwe product door de klant.
Het vervullingsproces omvat meestal het volgende:
- producten uitzoeken en verpakken
- de bestelling labelen voor verzending
- het pakket verzenden via de post
Nadat u de producten zorgvuldig heeft verpakt om er zeker van te zijn dat het pakket veilig bij uw klant wordt afgeleverd, kunt u de verzending regelen:
- Vul het verzendlabel in om tijd te besparen op het postkantoor. U kunt het proces vergemakkelijken door de verzendlabels en pakbonnen voor uw bestellingen af te drukken in de winkelbeheerder of via een app van de appmarkt. Deze apps zijn betaald, maar sommige hebben een gratis proefperiode. Als u gebruik maakt van USPS, PostNL, Bpost of DHL (binnen Duitsland), kunt u verzendlabels rechtstreeks vanuit uw beheerder afdrukken.
- Ga naar een verzendbedrijf dat u voor de bestelling wilt gebruiken en verstuur het pakket.
- Ga in de winkelbeheerder naar Mijn verkopen → Bestellingen en open de bestelling.
- Verander de status van de vervulling in Verzonden om uw klant te laten weten dat de bestelling onderweg is.
- Optioneel: als u gebruikmaakt van bezorgdiensten die tracking bieden, kunt u het trackingnummer invoeren. U klant krijgt dan een e-mail met dit trackingnummer.
Tot slot: er is geen knop "Opslaan" op de pagina Bestellingen. Wanneer u uw bestelling markeert als Verzonden, ontvangt de klant automatisch een e-mail dat het pakket is verzonden. Pas dus op dat u niet per ongeluk iets als verzonden markeert dat nog niet verzonden is. U wilt immers niet dat de klant onjuiste informatie krijgt.