Uw bestellingen beheren

Wanneer een klant de afrekenprocedure afrondt, wordt de bestelling weergegeven in het winkelbeheerderspaneel op de pagina Verkopen → Bestellingen. U ontvangt ook een e-mailmelding of mobiele pushmelding. U kunt ook handmatig bestellingen aanmaken in het winkelbeheerderspaneel om bestellingen te registreren die buiten uw winkel zijn geplaatst.

Op de pagina Bestellingen ziet u een overzicht van alle bestellingen van klanten in uw winkel. Elke bestellingsrij bevat nuttige gegevens, zoals het unieke bestelnummer, de bestelstatus, naam en e-mailadres van de klant, aankoopdatum, betaal- en vezendmethode, gekochte artikelen en aankooptotaal.

Op deze pagina kunt u uw bestellingen verwerken: bestelstatussen bijwerken, de details van elke bestelling bekijken, bestellingen zoeken, ze filteren op verschillende categorieën, bestel- en klantgegevens bijwerken, een trackingnummer toevoegen voor verzending, enz.

Bestelstatussen begrijpen

Elke bestelling heeft een betaal- en verwerkingsstatus. Bestelstatussen kunnen u helpen bepalen welke acties moeten worden ondernomen voor een bepaalde bestelling, bijvoorbeeld of de bestelling moet worden verzonden of terugbetaald.

U kunt bestelstatussen op elk moment wijzigen. Wanneer u een bestelstatus bijwerkt, ontvangt uw klant automatisch een e-mailbericht met de bijgewerkte statusgegevens.

In de winkel worden de volgende bestelstatussen gebruikt:

Betaalstatussen

Betaald – de betaling is ontvangen en de voorraad is verminderd (als voorraadbeheer is ingesteld).

In afwachting van betaling – betaling is niet gestart. Uw klant heeft een offline betaalmethode geselecteerd en u moet contact met de klant opnemen om de betaling te regelen, of de online betaling van uw klant is niet verwerkt.

Geannuleerd – de betalingsgateway kan de creditcard van de klant niet autoriseren of een bedrag ervan afschrijven, of u hebt de bestelling geannuleerd. Voorraadniveaus worden automatisch verhoogd (als voorraadbeheer is ingesteld).

Terugbetaald – de volledige betaling is teruggeboekt naar de klant.

Gedeeltelijk terugbetaald – gedeeltelijke betaling is teruggeboekt naar de klant.

Leverstatussen

Alle bestellingen van fysieke producten of cadeaubonnen moeten worden verwerkt. Bestellingen voor digitale producten worden automatisch vervuld. Wanneer een klant een digitaal product koopt, ontvangt deze een link via e-mail om het bestand te downloaden. Voor deze producten wordt de leverstatus ingesteld op Geleverd.

Wacht op afhandeling – standaard leverstatus voor alle nieuwe bestellingen, wat aangeeft dat de bestelling wacht op afhandeling.

Verwerken – de bestelling wordt verwerkt (verzamelen en verpakken), maar is nog niet uitgevoerd.

Verzonden – de bestelling is verzonden (vaak bevestigd met een trackingnummer).

Onderweg om te bezorgen – u of uw bezorgpersoneel is bezig met het bezorgen van de bestelling aan de klant. Deze bestelstatus is beschikbaar als u een lokale levering heeft ingesteld in uw winkel.

Geleverd – u of de koerier heeft de bestelling aan de klant. geleverd.

Klaar om opgehaald te worden – de bestelling is klaar voor een klant om op te halen bij uw fysieke winkellocatie of afhaalpunt.

Levering geannuleerd – gereserveerd voor bestellingen die u niet verzendt. U kunt deze aanduiding gebruiken voor bestellingen die de betaalstatus Geannuleerd of Terugbetaald hebben.

Geretourneerd – bestellingen die de klant heeft geretourneerd.

Bestellingen zoeken en filteren

Standaard is uw bestellingenlijst geordend van nieuwste naar oudste. Als u een groot aantal bestellingen hebt, kunt u de zoekbalk boven de bestellijst gebruiken om een bestelling te zoeken op klantnaam, e-mailadres, adres, bestelnummer, producttitel, SKU of zelfs opmerkingen bij de bestelling.

U kunt uw bestellingen ook filteren op:

• Datum
• Betaalstatus
• Leverstatus
• Betaalmethode
• Levermethode
• Producten
• Afhaal- of leveringsdatum en -tijd
• Als de bestelling voorbestellingen bevat

Als u bijvoorbeeld contact wilt opnemen met klanten om hun betaling af te wikkelen voordat hun bestelling wordt verzonden, dan moet u de lijst filteren op bestellingen die nog niet zijn betaald en moeten worden verzonden. In dit geval kunt u het voorgedefinieerde filter Niet betaald gebruiken. Moet worden verzonden:

U kunt meerdere filters tegelijk toepassen om uw zoekopdracht te verfijnen. Als u bijvoorbeeld bestellingen wilt zien die nog niet zijn betaald en door een bepaalde klant zijn geplaatst, kunt u de naam van de klant invoeren in de zoekbalk en in de vervolgkeuzelijst Betaalstatus de optie In afwachting van betaling selecteren:

U kunt filtercombinaties opslaan om dezelfde zoekopdracht in de toekomst sneller uit te voeren. De bestellingen die worden weergegeven in opgeslagen filters worden automatisch bijgewerkt.

Bestelopmerkingen door beheerder toevoegen

Winkelbeheerders kunnen interne opmerkingen toevoegen aan bestellingen. Deze opmerkingen kunnen worden gebruikt voor speciale instructies zoals gewenste leverdatum en tijd. Bestelopmerkingen kunnen ook opmerkingen bevatten die uw bedrijfsprocessen verbeteren, zoals feedback van klanten of de reden voor een terugbetaalde of geannuleerde bestelling.

De beheerdersopmerkingen zijn alleen zichtbaar voor personeel, dus uw klanten kunnen ze niet zien. Later kunt u zoeken naar bestellingen aan de hand van deze opmerkingen om de verwerking van uw bestellingen sneller te maken.

Bestel- en klantgegevens bijwerken

Nadat een bestelling is geplaatst, kunt u alle bestelgegevens bijwerken. Dit kan erg handig zijn als bijvoorbeeld een klant een typefout heeft gemaakt bij het invoeren van het e-mailadres tijdens het afrekenen of een klant een artikel wil wijzigen of toevoegen.

U kunt een bestelling bewerken:

• om artikelen toe te voegen en verwijderen;
• om de productgegevens (SKU, naam, aantal en prijs) te wijzigen;
• om het adres, de naam en het e-mailadres van de klant te bewerken;
• om kortingen toe te voegen en verwijderen;
• om de btw en verzendkosten te wijzigen.

Notatie van bestellings-ID aanpassen

Wanneer een klant een bestelling plaatst in uw webwinkel, wordt aan de bestelling een unieke ID toegewezen die specifiek is voor die bestelling en nooit meer wordt toegewezen in de winkel. Een bestellings-ID is een combinatie van vijf willekeurige symbolen (bijvoorbeeld XK45J) die winkeliers en klanten helpt bestellingen van elkaar te onderscheiden. De ID wordt weergegeven op facturen, in e-mailmeldingen en in de lijst van bestellingen in de winkelbeheerder.

U kunt uw bestellings-ID's aanpassen met een aangepast voorvoegsel en/of achtervoegsel bestaande uit letters, cijfers, streepjes, enz. voor uw behoeften aan rapportage of andere redenen. Als u bijvoorbeeld veel online winkels hebt, kunt u uw winkelnaam (JJONES-) toevoegen als voorvoegsel om in uw rapporten snel te zien waar de bestelling is geplaatst. Of u kunt de huidige maand of het huidige jaar (-2023) toevoegen als achtervoegsel om te weten wanneer een bestelling is geplaatst door naar het bestellings-ID te kijken.

Om de notatie van uw bestellings-ID's aan te passen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Algemeen → Winkelwagen en afrekenen.
2. Scroll naar beneden naar Bestellings-ID en klik Wijzig order-ID-formaat.
3. Voer een voor- of achtervoegsel (of beide) in dat u wilt opnemen in uw bestellings-ID's en controleer het voorbeeld rechts. Voorbeeld:
   
4. Klik op Opslaan.

Deze toevoegingen worden toegepast op al uw bestelling die na de wijziging worden geplaatst. De ID's van voorafgaand aan deze wijziging geplaatste bestellingen blijven onveranderd.

Pushmeldingen inschakelen

U kunt de mobiele app gebruiken om pushmeldingen in te schakelen, zodat u een melding ontvangt op uw telefoon wanneer een bestelling wordt geplaatst in uw winkel.

Om pushmeldingen in te schakelen:

Bestellingen afdrukken

U wilt misschien een kopie van een bestelling afdrukken voor uw eigen administratie of opnemen in de verzending voor de klant.

Om een bestelling af te drukken:

Op de desktop kunt u in de winkelbeheerder ook meerdere bestellingen in bulk afdrukken.

Om meerdere bestellingen tegelijk af te drukken:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Mijn verkopen → Bestellingen.
2. Selecteer de bestellingen dat u wilt afdrukken.
3. Klik op Massaal bijwerken → Selectie printen:

Bestellingen exporteren

Om een verkooprapport te maken, uw bestellingen te analyseren of een lijst van bestellingen naar uw medewerkers te sturen, kunt u bestelgegevens exporteren naar een spreadsheet in slechts enkele stappen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Verkopen → Bestellingen.
2. Scroll naar onderaan de pagina en klik op het blok Bestellingen exporteren:
   

   

3. Als u al uw bestellingen wilt exporteren, klik dan op Alles exporteren.
4. Om alleen bepaalde bestellingen te exporteren, selecteert u de gewenste bestellingen en klikt u op Geselecteerde exporteren.
5. U ziet een pop-upvenster met de exportinstellingen.
6. Selecteer het scheidingsteken:
   

   

7. Selecteer de kolommen die u wilt exporteren. Standaard zijn alle kolommen geselecteerd.
   Als u alle productopties en de bijbehorende waarden in één speciale kolom wilt exporteren, kies dan "Artikelopties" in het dialoogvenster. Voor het exporteren van elke productoptie naar een aparte kolom kiest u "Artikelopties (splitsen in kolommen)".
8. Klik op CSV-bestand downloaden.
9. Open het gedownloade bestand met een spreadsheetprogramma voor verder gebruik.

Bestellingen verwijderen

Naast annuleren en terugbetalen van bestellingen, kunt u ze ook permanent verwijderen uit uw winkel. Misschien wilt u testbestellingen  verwijderen, maar alle klantenbestellingen behouden voor belastingdoeleinden.

Als een klant per ongeluk iets heeft gekocht op site, dan is het beter om de bestelling te annuleren en ervoor te zorgen dat deze juist wordt terugbetaald via de betalingsverwerker in uw winkeliersaccount.

Om een bestelling te verwijderen in uw winkel:

Geselecteerde bestellingen worden permanent verwijderd uit de winkelbeheerder en uit klantaccounts, en hun nummers worden niet opnieuw gebruikt. Als u bijvoorbeeld bestelling nummer 3 verwijderd, ziet u in de winkelbeheerder de bestellingen 1, 2, 4, 5, enz. Meer informatie over de nummering van bestellingen in uw winkel.