Btw-facturen aanpassen

Als u btw-facturen gebruikt, kunt u de inhoud en het sjabloon aan uw eigen wensen aanpassen. U kunt hier een logo toevoegen, de titel van de factuur wijzigen, een btw-nummer toevoegen, aanvullende informatie over het bedrijf geven, een bericht in de voettekst toevoegen en een aangepaste bestandsnaam voor de btw-factuur instellen. Met behulp van speciale variabelen kunt u ook de tekst van uw btw-facturen vertalen in andere talen.

Logo toevoegen aan de factuur

U kunt het logo van uw bedrijf op de btw-facturen zetten. Daarmee maakt u uw facturen persoonlijker en het kan een onderdeel zijn van het neerzetten van uw merk. De aanbevolen grootte van een logo-afbeelding is 240 x 100 px.

Een logo toevoegen aan het factuursjabloon:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Belastingen en Facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Klik op Factuurlogo uploaden en kies het afbeeldingsbestand op uw computer.

De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Op de factuur komt het logo linksboven in de hoek te staan. U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Als u een andere afbeelding wilt uploaden, klik dan op Wijzig factuurlogo en kies een andere afbeelding op uw computer. Om de afbeelding uit het sjabloon van de btw-factuur te verwijderen, klikt u op het winkelmandje in het gedeelte Logo.

De factuurtitel wijzigen

U kunt de factuur- en/of annuleringsfactuurtitel wijzigen om te voldoen aan uw zakelijke behoeften of aan de wettelijke vereisten in uw land.

De titel in het factuursjabloon wijzigen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Btw en facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Voer in het blok Titel de nieuwe naam van uw factuur in.
3. (optioneel) Vul het beld Annulerings-btw-factuur hieronder in om een specifieke naam op te geven voor uw annuleringsfacturen.
4. Sla de wijzigingen op.

Dat is alles. U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Btw-nummer toevoegen aan de factuur

In sommige landen moeten handelaren die belastingen heffen op facturen hun btw-nummer vermelden. In het Verenigd Koninkrijk is bijvoorbeeld VAT Reg No verplicht, in Italië P.IVA en in Australië ABN.

Btw-nummer toevoegen aan het sjabloon van de btw-factuur:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Belastingen en Facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Voer het btw-nummer in het veld in:
   

   

3. Sla de wijzigingen op.

De winkel detecteert automatisch uw land en stelt het juiste btw-nummer in (VAT Reg No, ABN, enz). Als u uw btw-nummer een andere naam moet geven, klikt u op de link Naam bewerken en voert u een andere naam in.

Na het toevoegen verschijnt het btw-nummer op alle btw-facturen in de koptekst:

Het btw-nummer wordt ook vermeld in de voettekst van alle e-mailmeldingen die naar uw klanten worden verstuurd. Als u in een e-mailmelding het btw-nummer op een andere plaats wilt zetten, kunt u dit aanpassen in het sjabloon voor die melding.

Aanvullende bedrijfsinformatie geven

U kunt extra informatie over uw bedrijf in de koptekst van de factuur zetten. Dit kan informatie zijn die in uw land wettelijk verplicht is of andere informatie (bijv. bankgegevens of extra contactpersonen).

Bedrijfsinformatie toevoegen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Be lastingen en Facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Vul de informatie in in het veld Bedrijfsinformatie.
3. Sla de wijzigingen op.

U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Een bericht in de voettekst toevoegen

U kunt ook een bericht in de voettekst van de factuur toevoegen. Dit kunnen opmerkingen voor klanten zijn of een speciaal bericht met "Bedankt".

Informatie toevoegen in de voettekst van de btw-factuur:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Belastingen en Facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Vul de informatie in in het veld Bericht in voettekst.
3. Sla de wijzigingen op.

De tekst verschijnt onder de streepjescode in uw factuur. U kunt het resultaat controleren in het voorbeeld.

Bestanden van btw-facturen een aangepaste naam geven

U kunt een aangepaste opmaak instellen voor de naam van btw-facturen die als PDF in uw winkel worden gegenereerd. Bijvoorbeeld als de standaard bestandsnaam niet aansluit bij uw workflow of als u gegevens wilt toevoegen, zoals de naam van uw winkel.

Een aangepaste naam voor het bestand van de btw-factuur instellen:

1. Ga in de winkel-beheerder naar Instellingen → Belastingen en facturen → Btw-facturen → Inhoud van belastingfactuur.
2. Scroll omlaag naar Aangepaste bestandsnaam btw-factuur en klik op Bestandsnaam aanpassen.
3. Breng de wijzigingen aan in het veld Bestandsnaam. U kunt hiervoor variabelen van de winkel gebruiken.
4. Klik op Opslaan.

Dat is alles. De namen van alle nieuwe PDF-bestanden die voor btw-facturen in uw winkel worden gegenereerd, hebben nu de opmaak die u heeft ingesteld.

Sjabloon van btw-factuur bewerken

Geavanceerde gebruikers kunnen het sjabloon van de btw-factuur voor hun winkel bewerken.

Het sjabloon voor de btw-factuur in de winkel bevat:

• Variabelen die betrekking hebben op de gegevens van de winkel of de koper (in het sjabloon voor btw-facturen wordt dezelfde verzameling variabelen gebruikt als in onze e-mailmeldingen).
• Freemarker-tags om variabelen te vervangen door werkelijke waarden of alleen onder bepaalde voorwaarden weer te geven.
• CSS en HTML om de structuur en het uiterlijk van de factuur te definiëren.

U kunt standaard HTML-tags en speciale reguliere expressies toevoegen om de bestellingsgegevens naar de btw-factuur te kopiëren. In deze expressies kunt u de variabelen gebruiken of verwijderen en van plaats wijzigen. U kunt ook een factuur op maat maken die helemaal voldoet aan uw wensen.

Btw-factuur aanpassen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Belastingen en Facturen → Btw-facturen → Inhoud van btw-factuur.
2. Scrol naar beneden naar en klik op Sjabloon bewerken.
3. Breng de gewenste wijzigingen aan in het sjabloon.
4. Voordat u de wijzigingen opslaat, klikt u op de link Voorbeeld bovenaan om te zien hoe de factuur eruitziet.
5. Als het resultaat u niet bevalt, klik dan op de link Terug naar standaardinstellingen onderaan het sjabloon om het standaardsjabloon voor btw-facturen terug te zetten.
   
   Als u wijzigingen aanbrengt in een sjabloon dat u eerder heeft aangepast en opgeslagen, werkt de optie "Terug naar standaardinstellingen" niet omdat het oorspronkelijke standaardsjabloon wordt teruggezet. U kunt een back-up van uw sjabloon maken door het factuursjabloon te kopiëren en als tekstbestand op te slaan op uw computer. Als er iets fout gaat, kunt u de code uit het bestand opnieuw in het sjabloon plakken.
6. Klik op Opslaan als u tevreden bent met het resultaat.

Hier zijn een paar voorbeelden van kleine aanpassingen aan btw-facturen:

Voorbeeld 1. Tekst toevoegen in de voettekst van de btw-factuur

Als u bij de belastingfactuur een bericht wilt toevoegen, kunt u dit doen bij de tekst "Bedankt voor uw bestelling!". Bijvoorbeeld:

Open hiervoor het factuursjabloon voor bewerking, scrol naar beneden en voeg uw bericht als platte tekst toe na de variabele ${textLabels.footerMessage} in het blok Voettekst factuur:

U kunt ook het standaardbericht in de voettekst ("Bedankt voor uw bestelling!) veranderen in uw eigen tekst door in het sjabloon de variabele ${textLabels.footerMessage} te vervangen door de gewenste formulering.

Voorbeeld 2. Streepjescode verwijderen uit btw-factuur

U kunt de streepjescode van de bestelling uit uw btw-facturen verwijderen door de volgende regels onderin het sjabloon van de btw-factuur te wissen:

Btw-facturen naar andere talen vertalen

Er worden aantal speciale variabelen gebruikt om algemene tekstlabels in de btw-factuur weer te geven, zoals Bestelling, Koper, Bedankt voor uw bestelling! enz. Hieronder staat de lijst van variabelen uit het sjabloon voor btw-facturen met de feitelijke tekst die op de plaats van deze variabelen op de factuur wordt weergegeven:

Variabele — Tekstlabel

${textLabels.order} — Bestelling
${textLabels.orderComments} — Opmerkingen bij bestelling
${textLabels.sku} — SKU
${textLabels.footerMessage} — Bedankt voor uw bestelling!
${textLabels.customerService} — Klantenservice
${textLabels.phone} — Telefoon
${textLabels.shippingMethod} — Verzendmethode
${textLabels.paymentMethod} — Betaalmethode
${textLabels.discountCoupon} — Kortingsbon
${textLabels.items} — Artikelen
${textLabels.shipping} — Verzending
${textLabels.total} — Totaal
${textLabels.shipTo} — Verzenden naar
${textLabels.buyer} — Koper
${textLabels.pickupMethod} — Pick-upmethode
${textLabels.taxId} — Btw-nummer
${textLabels.taxFreeBusiness} — Klant met belastingvrijstelling

Deze variabelen worden automatisch vertaald naar de taal van uw klant als u uw winkel in die taal  aanbiedt en als de vertaling van het tekstlabel in de winkel bestaat. Anders verschijnt het label in het Engels.

Als in de winkel nog geen vertaling van de factuurlabels staat in de taal die u nodig heeft, kunt u als tijdelijke oplossing de corresponderende variabelen in het btw-sjabloon vervangen door uw eigen tekst. Deze tekst verschijnt dan op alle facturen aan klanten, ongeacht de taal van hun browser.

Als u bijvoorbeeld het bericht "Bedankt voor uw bestelling! in de factuur wilt vertalen, zoekt u de variabele ${textLabels.footerMessage} in het btw-sjabloon en vervangt die door uw vertaling:

De overige inhoud van uw factuur wordt opgehaald uit de bestelgegevens. U kunt uw catalogus naar de gewenste talen vertalen, zodat de informatie over producten ook op de btw-factuur verschijnt.