Gestión de inventario

Es importante mantener un inventario preciso y hacer un seguimiento de la cantidad de cada producto en su tienda. Un buen seguimiento de inventario evitará que venda más productos de los que realmente tiene y le ayudará a recordar que debe reponer sus existencias antes de que se agoten.

Puede especificar la cantidad de stock para cada producto en su tienda, y su tienda lo reducirá automáticamente una vez que un producto sea comprado. Una vez que la cantidad de un determinado producto llegue a cero, este producto recibirá una etiqueta de Agotado y dejará de estar disponible para su compra a menos que habilite las reservas para él. También puede elegir recibir una notificación por correo electrónico cuando una cantidad de producto sea baja y así tener tiempo para reponer.

Habilitar el seguimiento de existencias para los productos

Cuando añade nuevos productos a su tienda, éstos tienen una cantidad ilimitada por defecto. Para habilitar el seguimiento de existencias de un producto, debe especificar cuántas unidades de este producto tiene en su inventario.

Cuando los clientes hacen pedidos de un producto (y el estado de pago del pedido es En espera de pago o Pagado), la cantidad de producto en existencias se reduce automáticamente por el número de unidades pedidas. Una vez que las existencias de ese producto lleguen a cero, se etiquetará como «Agotado» en el administrador de su tienda y como «Agotado»/«No disponible» en su tienda y no se podrá añadir al carrito. En cuanto a la tienda, puede elegir una de las siguientes opciones de comportamiento de falta de existencias para cada producto:

• Marcar el producto como «Agotado» y ocultarlo de su escaparate para que los clientes no lo examinen. El producto no estará disponible para su compra.
• Marcar el producto como «Agotado» y mostrarlo en su escaparate. El producto no estará disponible para la compra, pero los clientes sabrán que usted lo vende.
• Haga que el producto agotado esté disponible para reservas.

Aprenda más sobre los conceptos básicos del control de inventario →

Para establecer la cantidad en existencias de un producto:

También puede hacer un seguimiento de los niveles de existencias de un producto por sus opciones como color y tamaño (por ejemplo: Amarillo XL). Para poder hacer un seguimiento de las existencias de un producto por tamaño, color, etc. necesitará crear variaciones para las opciones de sus productos disponibles y especificar la cantidad de SKU y existencias para cada variación. Más información sobre gestionar el inventario de opciones de producto → 

Configurar alertas de bajo nivel de existencias

Para saber cuándo es hora de reponer las existencias de un producto, puede optar por recibir un mensaje automatizado informándole de que el nivel de existencias de un producto ha alcanzado un cierto límite.

Simplemente introduzca el valor de inventario por debajo del cual recibir una notificación, y la tienda le enviará automáticamente un correo electrónico cuando su producto alcance este límite.

Para especificar la cantidad de producto para las alertas de bajo stock:

Las notificaciones de existencias bajas se enviarán a la dirección de correo electrónico que haya especificado en Configuración → Notificaciones, en el bloque Direcciones de correo electrónico del administrador. Puede especificar otro correo electrónico allí o añadir varias direcciones de correo electrónico (por ejemplo, la suya y una dirección de correo electrónico de una persona que gestione su inventario). Tenga en cuenta que esta dirección se utiliza para todas sus notificaciones de administración, y no solo para la notificación de «stock bajo».

Cuando reciba un aviso de nivel bajo de existencias en su bandeja de entrada, puede hacer clic en el botón Reponer producto para llegar rápidamente a la página de edición de ese producto y actualizar la cantidad de stock una vez que se ha repuesto.

Para dejar de recibir correos electrónicos de notificaciones de nivel bajo de existencias, puede desactivar la Notificación de stock bajo en su administrador de su tienda, en la página Configuración → Notificaciones (esta configuración afecta a todos los productos). Para eliminar las notificaciones de nivel bajo de existencias de un determinado producto, vaya a la página de ese producto, seleccione el bloque de control de inventario y establezca un valor cero en la sección «Enviarme un aviso cuando la cantidad disponible en inventario llegue a». De esta manera, la notificación se enviará solo cuando el producto se agote en su tienda.

Mostrar el estado de las existencias y la cantidad en el escaparate

En las páginas de productos de su tienda, puede mostrar el estado «Disponible», la cantidad real en stock de los productos, y un campo especial que permite a los clientes introducir cuántas unidades de un artículo se colocarán en el carrito después de pulsar el botón «Comprar ahora».

Mostrar la etiqueta «Disponible» y la cantidad del producto

Por defecto, la etiqueta «Disponible» se muestra para todos los productos de su tienda: para los que tienen stock ilimitado y para los que tienen control de stock habilitado. Si está utilizando el control de stock, sus páginas de productos también pueden mostrar información sobre los números actuales en stock.

Puede ocultar esta información de las páginas del producto si lo desea (por ejemplo, si vende servicios).

Para mostrar/ocultar la etiqueta «Disponible» y cantidad de existencias:

1. Desde el panel de administración de su tienda, vaya a Diseño.
2. Desplácese hacia abajo hasta Barra lateral y encuentre la sección del botón «Comprar»:
   

   

3. Marque o desmarque la casilla junto a Etiquetas de disponibilidad de existencias (y junto a Número de artículos en stock si también desea mostrar/ocultar esa información).

Mostrar un campo de cantidad en las páginas del producto

Si sus clientes suelen pedir muchas unidades del mismo producto, o usted ofrece descuentos por cantidad, puede añadir una casilla de cantidad a sus páginas de productos.

Para mostrar/ocultar el campo de la cantidad:

1. Desde su administrador de su tienda, vaya a Diseño.
2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Barra lateral.
3. Localice el menú del botón «Comprar».
4. Marque o desmarque la casilla junto a Cantidad de productos:
   

   

Configuración de comportamiento por defecto para los productos agotados

Hay tres opciones posibles para el tratamiento de sus productos cuando su cantidad llegue a cero. Pueden permanecer expuestos en el escaparate, estar ocultos del mismo, o pueden estar disponibles para reservas. Puede elegir una de estas opciones de comportamiento cuando el producto esté agotado mientras habilita el seguimiento de stock para productos individuales.

Por defecto, todos los nuevos productos que cree en su tienda están configurados para que permanezcan en el escaparate cuando se agoten. Su cantidad está marcada como «Agotado» y los botones «Comprar ahora» y «Añadir a la bolsa» de estos productos se ocultan para que no se puedan pedir:

Puede cambiar esta configuración por defecto y especificar qué comportamiento debe seleccionarse para todos los nuevos productos de su tienda cuando se agoten. De esta manera puede ahorrar tiempo en la configuración de cada producto.

Para establecer el comportamiento por defecto para todos los productos fuera de stock en su tienda:

1. Desde su administrador de su tienda, vaya a Configuración → General → Cesta de Compra.
2. En el desplegable Comportamiento por defecto de productos agotados, elija su opción:Mostrar en el escaparate, Ocultar del escaparate, o Mostrar y permitir reservas.
3. Guarde los cambios.

¡Eso es todo! Ahora, cuando cree un nuevo producto y especifique su cantidad en stock, el valor en el desplegable Cuando esté agotado de la página del producto en su administrador de su tienda se ajustará al que haya seleccionado en la página Cesta de Compra. Si lo desea, puede cambiarlo para productos individuales.

Para cambiar el comportamiento cuando el producto se agota para varios productos de su tienda en bloque, vaya a Catálogo → Productos → Actualizar en masa → Actualizar existencias → Establecer el comportamiento cuando el producto esté agotado y elija su opción en la ventana emergente. También puede utilizar nuestro Editor de productos a granel para ello.

Entender los cambios de stock en su tienda

Si utiliza el control de existencias, las existencias de los productos y las variaciones de productos se modifican según las siguientes reglas:

• Si un cliente añade productos o variaciones de productos al carrito en su tienda online y realiza el pago, sus existencias se reducen en el número de artículos solicitados. Un cliente no puede pedir un artículo si su cantidad ya ha llegado a «0» (a menos que las reservas estén habilitados para este producto o variación de producto).
  Cuando se realiza un pedido de un producto en su tienda, la cantidad de ese pedido estado de pago se convierte en En espera de pago o en Pagado. Si después cambia el estado de pago de un pedido a Cancelado o Reembolsado, la cantidad de los productos de ese pedido se devolverá automáticamente a su stock. Por ejemplo, si tiene 8 unidades de un producto en stock y luego cancela un pedido existente para 2 unidades, tendrá 10 unidades en stock.
  Tenga en cuenta que si marca un pedido como Reembolsado parcialmente, el stock de los productos comprados en su tienda no cambiará.
• Si usted crea un pedido en nombre de un cliente, el stock de productos se reduce.
  Si su pedido manual incluye un producto agotado o una cantidad de producto que excede su stock, el stock de ese producto pasará a ser negativo en su tienda. Por ejemplo, la cantidad del producto era igual a «1» y usted manualmente hizo un pedido para 3 unidades de él, como resultado el stock del producto será igual a «-2». En caso de que se habiliten las reservas para este producto, las existencias serán será igual a «0», y se considerarán 2 unidades reservadas.
• Si realiza un pedido de un producto desde un carro abandonado, su stock se reduce.
  Si el pedido incluye un producto que se ha agotado en su tienda en el momento de realizar el pedido de un carro abandonado, o si la cantidad en stock es inferior a la cantidad del pedido, las existencias pasarán a ser negativas. En este caso, verá un aviso especial de «Sobrevendido por» al realizar un pedido. Si se activan las reservas para este producto, su stock se establecerá igual a «0», y un número correspondiente de unidades se considerarán reservadas.

Tenga en cuenta que si edita la cantidad de productos para los pedidos existentes, el cambio no afectará a la cantidad en stock para estos artículos en su tienda. Tendrá que ocuparse de los cambios en las existencias usted mismo (por ejemplo, actualizar el stock manualmente o proporcionar artículos adicionales, si es necesario).

Actualizar niveles de stock de productos en masa

Siempre puede actualizar el stock de productos individuales en sus páginas en Catálogo → Productos. En caso de que quieras actualizar el stock de sus productos (o sus variaciones) en masa, puede usar las siguientes opciones:

• Puede aplicar instantáneamente actualizaciones de stock a varios productos a la vez utilizando la opción Actualizar en masa. Para eso, vaya a Catálogo → Productos, marque todos los productos que desea actualizar, luego haga clic en Actualizar en masa → Actualizar existencias → Actualizar existencias para seleccionados e ingrese la nueva cantidad.
• Puede actualizar rápidamente el stock de productos y/o sus variaciones utilizando la herramienta Editor de productos a granel:
  

  

• Puede utilizar la herramienta de importación (en Inglés) incorporada para actualizar la cantidad de productos/variaciones de producto en stock con un archivo CSV. Obtenga más información sobre cómo actualizar el stock de productos con importación (en Inglés)→

Ver su inventario

Puede utilizar varias opciones para ver el stock actual de productos y las variaciones de productos en su tienda:

• Primero, siempre puede comprobar el stock de un producto en su página en Catálogo → Productos (en la pestaña Opciones → Variaciones , si el producto tiene variaciones).
• En segundo lugar, puede controlar el stock de sus productos y variaciones de producto usando el Editor de productos a granel. Como el Editor de productos a granel le permite ver varios productos y su stock a la vez, también puede usar esta página para comprobar el inventario. Simplemente elija los productos que necesita (o seleccione todos los artículos de su tienda) para editar en Catálogo → Productos, ingrese al Editor de productos a granel y desplácese en la tabla hacia abajo para ver si necesita reponer existencias:

También puede utilizar el filtro No disponible en la página Catálogo → Productos en su administrador para obtener la lista de productos agotados. Este filtro muestra todos los productos que están actualmente agotados: