Generazione di fatture fiscali

Le fatture fiscali sono documenti contabili relativi agli ordini effettuati nel negozio. Possono essere utilizzate per la contabilità interna, presentate alle autorità fiscali o inviate ai clienti. Nell'UE e nei Paesi come Australia, Nuova Zelanda o India, le fatture sono richieste dalla legge per il calcolo delle imposte. In altri Paesi, l'emissione delle fatture potrebbe essere facoltativa.

In caso di dubbi sulla necessità di emettere le fatture fiscali per la propria attività, contattare il proprio consulente fiscale o rivolgersi all'autorità fiscale locale.

Il negozio dispone di funzionalità integrate per generare fatture fiscali automaticamente o manualmente e inviarle ai clienti. Una volta abilitate le fatture fiscali, è possibile configurarne ulteriormente i parametri e personalizzare il modello di fattura, in modo che risponda al meglio alle esigenze della propria attività. Le fatture fiscali si possono stampare o scaricare individualmente o in blocco, specificando il periodo di tempo desiderato.

Abilitare le fatture fiscali

Se si desidera usare la funzionalità integrata del negozio per emettere le fatture per il proprio negozio, è necessario abilitare le fatture fiscali nelle impostazioni. Le fatture hanno un numero univoco e sono legalmente conformi.

Per abilitare le fatture fiscali:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture.
  2. Scorrere verso il basso fino alla sezione Fatture fiscali e farci clic sopra:

    Creating_tax_invoices__short___1_.png

  3. Nella pagina che si aprirà, cliccare su Abilita fatture fiscali.
  4. Configurare le proprie fatture nella sezione Impostazioni.

È possibile impostare come e quando le fatture devono essere generate e inviate. È inoltre possibile personalizzare il modello di fattura predefinito e la numerazione delle fatture nel proprio negozio.

Per vedere l'anteprima delle fatture che si possono generare, nel pannello di controllo del negozio andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali → Contenuto della fattura fiscale.

Una volta abilitate le fatture fiscali nel proprio negozio, il menu a discesa intitolato Gestisci fatture fiscali e la sezione Fatture fiscali appariranno nelle pagine individuali di tutti gli ordini in Vendite → Ordini.

Nota: quando si abilitano le fatture fiscali, i relativi dati non vengono automaticamente inoltrati all'agenzia delle entrate del tuo Paese (o a enti simili). Devi provvedere personalmente a tale proposito. Continua a leggere per saperne di più su come funzionano le fatture fiscali su negozio.

Disabilitare le fatture fiscali

Se si gestisce la fatturazione tramite un sistema di terze parti non collegato al proprio negozio oppure se le fatture fiscali non sono necessarie per la propria attività, è possibile disabilitare le fatture nel proprio negozio.

Per disabilitare le fatture fiscali:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture.
  2. Scorrere verso il basso fino alla sezione Fatture fiscali e farci clic sopra.
  3. Nella pagina che si aprirà, trovare e fare clic sulla voce Disabilita fatture fiscali:

    Creating_tax_invoices__short___6_.png

Una volta fatto, le opzioni per configurare le fatture fiscali non saranno più visualizzate. Il menu a discesa Gestisci fatture fiscali e la sezione Fatture fiscali scompariranno dalle pagine individuali degli ordini in Vendite → Ordini.

Emissione di fatture fiscali per gli ordini

Nel vostro negozio sono disponibili due tipi di fatture fiscali: fatture regolari per le vendite e fatture di annullamento per gli eventuali rimborsi. Per impostazione predefinita, le fatture regolari vengono generate e inviate ai clienti automaticamente quando viene effettuato un ordine. Le fatture di annullamento si possono creare e inviare solo manualmente.

È possibile configurare i parametri predefiniti delle proprie fatture fiscali regolari e impostare quando devono essere generate automaticamente oppure, in alternativa, creare e inviare le fatture manualmente.

Entrambi di tipi di fatture possono essere creati manualmente nel pannello di controllo del negozio in qualsiasi momento, a prescindere dalle impostazioni.

Per creare la fattura fiscale per un ordine:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
  2. Fare clic sull'ordine desiderato.
  3. Nel menu a discesa Gestisci fatture fiscali, cliccare su Crea fattura fiscale. In alternativa, cliccare sul link Crea fattura fiscale nella sezione Fatture fiscali (il link è disponibile solo se nessuna fattura è stata creata in precedenza per lo stesso ordine):

    Creating_tax_invoices__short___8_.png

  4. Nella pagina che si aprirà, selezionare Regolare (vendita) o Annullamento (rimborso).
  5. Fare clic su Crea fattura fiscale.

È possibile creare qualsiasi numero di fatture per qualsiasi ordine e in qualsiasi momento.

Tutte le fatture create per un determinato ordine (comprese quelle generate automaticamente) sono disponibili nella pagina di quell'ordine nella sezione Fatture fiscali. Le fatture si possono stampare o scaricare in formato PDF per poterle inviare ai clienti via e-mail o in altro modo. È possibile eliminare le fatture in qualsiasi momento, se necessario.

I clienti possono accedere a tutte le fatture fiscali esistenti nei loro account cliente (facendo clic su Altre azioni accanto a un ordine).

Le fatture fiscali regolari si possono creare, inoltre, quando si effettua un ordine manualmente in Vendite → Editor degli ordini. Per farlo, spuntare la casella di controllo Genera fattura fiscale quando l'ordine viene effettuato.

Generazione automatica di fatture fiscali regolari

Le fatture fiscali regolari per le vendite possono essere generate automaticamente quando un ordine viene effettuato (questa è l'opzione predefinita), pagato o spedito. Facoltativamente, è possibile impostare che tali fatture siano allegate alle e-mail di Conferma dell'ordine.

Per impostare la generazione automatica di fatture fiscali regolari:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali.
  2. Scorrere in basso fino alla voce Impostazioni.
  3. Cliccare sulla sezione Auto-genera fattura quando: L'ordine è effettuato.
  4. Nel menu a discesa Genera automaticamente fatture fiscali, selezionare l'opzione desiderata: Auto-genera quando l'ordine viene effettuato, Auto-genera quando l'ordine viene pagato o Auto-genera quando l'ordine viene spedito:

    Creating_tax_invoices__2_.png

  5. (facoltativo) Impostare l'opzione Allega le fatture all'e-mail di Conferma dell'ordine su Abilitato per inviare in automatico le fatture generate ai clienti.
  6. Cliccare su Salva.

Questo è tutto!

D'ora in poi, per tutti gli ordini effettuati nel negozio verranno generate automaticamente fatture fiscali regolari. Nel caso sia abilitata l'opzione di allegare le fatture alle e-mail di conferma dell'ordine, le fatture verranno inviate ai clienti automaticamente. Nel caso l'opzione di allegare le fatture alle e-mail di conferma dell'ordine non sia abilitata, sarà necessario inviare le fatture ai clienti manualmente oppure i clienti potranno scaricare le fatture nei loro account.

Una volta generata la fattura fiscale per un ordine, sarà possibile vederla nella sezione Fatture fiscali della pagina di quello specifico ordine in Vendite → Ordini.

Se necessario, in qualsiasi momento è possibile creare fatture aggiuntive manualmente in Vendite → Ordini.

Creazione manuale di fatture fiscali regolari

È possibile disattivare la generazione automatica di fatture fiscali regolari e creare manualmente le fatture per tutti gli ordini effettuati nel proprio negozio.

Per abilitare la creazione manuale di fatture fiscali regolari:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali.
  2. Scorrere in basso fino alla voce Impostazioni.
  3. Cliccare sulla sezione Auto-genera fattura.
  4. Nel menu che si aprirà, selezionare l'opzione Creo le fatture manualmente:

    Creating_tax_invoices__3_.png

  5. Cliccare su Salva.

Questo è tutto!

Adesso le fatture fiscali possono essere create solo manualmente. Le fatture fiscali regolari per gli ordini esistenti si possono creare nelle pagine individuali dei rispettivi ordini nel pannello di controllo del negozio.

Creazione di fatture di annullamento

Una volta create, le fatture fiscali regolari non possono essere modificate. Nel caso sia necessario fare un rimborso, occorre emettere manualmente l'apposita fattura di annullamento (rimborso). A differenza di una fattura fiscale regolare, una fattura di annullamento ha il totale e il subtotale negativi. Nota: le fatture di annullamento hanno la propria numerazione che non corrisponde a quella delle fatture fiscali regolari emesse per lo stesso ordine.

Le fatture di annullamento vengono emesse per tutti i prodotti nell'ordine. Nel caso sia necessario fare un rimborso parziale o correggere una fattura errata, è possibile emettere una fattura di rettifica manualmente al di fuori del negozio.

Per creare una fattura di annullamento:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
  2. Fare clic sull'ordine che si desidera rimborsare.
  3. Nel menu a discesa Gestisci fatture fiscali fare clic su Crea un'altra fattura fiscale.
  4. Nella pagina che si aprirà, selezionare Annullamento (rimborso):

    Creating_tax_invoices__4_.png

  5. Fare clic su Crea fattura di annullamento.

Una volta generata la fattura, sarà possibile vederla nella sezione Fatture fiscali della pagina dell'ordine in oggetto. La fattura può essere stampata o scaricata in formato PDF per poterla inviare al cliente via e-mail o in altro modo, se necessario. Le fatture di annullamento non vengono inviate ai clienti in automatico, ma sono disponibili per il download negli account cliente.

Emissione di fatture di rettifica

Nel caso vi siano errori in una fattura fiscale emessa oppure sia necessario aggiornarla, è possibile creare una fattura di rettifica. Le fatture di rettifica vengono emesse manualmente, al di fuori del pannello di controllo del negozio. Per farlo, è possibile usare un sistema di terze parti oppure creare la propria fattura in base al nostro modello (va compilata in base al modello di fattura fiscale regolare apportando le modifiche necessarie).

Se si intende fare un rimborso completo, usare le fatture di annullamento.

Invio delle fatture fiscali ai clienti

Nel caso sia abilitata l'opzione di allegare le fatture generate automaticamente alle e-mail di Conferma dell'ordine, le fatture fiscali regolari verranno inviate ai clienti automaticamente.

Le fatture generate automaticamente quando un ordine viene pagato o spedito sono inviate in allegato alle e-mail Stato dell'ordine cambiato.

Se non si desidera allegare le fatture fiscali generate automaticamente alle e-mail di Conferma dell'ordine oppure se le fatture regolari vengono emesse manualmente, sarà necessario inviarle ai clienti manualmente. Anche le fatture di annullamento devono essere inviate ai clienti manualmente.

Tutte le fatture fiscali create per un determinato ordine sono accessibili nella pagina di quell'ordine nel pannello di controllo del negozio.

Per accedere alle fatture relative a un ordine:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
  2. Fare clic sull'ordine desiderato.
  3. Le fatture si trovano nella sezione Fatture fiscali:

    Creating_tax_invoices__5_.png

Le fatture fiscali si possono stampare o scaricare in formato PDF per poterle inviare ai clienti via e-mail o in altro modo.

Facoltativamente, i clienti possono accedere a tutte le fatture fiscali esistenti nei loro account cliente (facendo clic su Altre azioni accanto a un ordine).

Inoltre, è possibile trovare le fatture fiscali regolari in allegato alle notifiche e-mail dei Nuovi ordini effettuati (se la rispettiva opzione è abilitata nella sezione Impostazioni → Notifiche e se le fatture fiscali vengono generate automaticamente). Nel caso le fatture siano generate quando un ordine viene pagato o spedito, sono inviate in allegato alle e-mail Stato dell'ordine cambiato.

Se necessario, è possibile scaricare in blocco tutte le fatture emesse in un determinato periodo.

Scaricare le fatture fiscali in blocco

È possibile richiedere un archivio di tutte le fatture fiscali emesse in un determinato periodo nel proprio negozio (ad es., per presentarle alle autorità fiscali del proprio Paese).

Per richiedere il download di fatture in blocco:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali (o Vendite → Ordini).
  2. Scorrere verso il basso fino alla sezione Ricevi tutte le fatture fiscali in una volta in fondo alla pagina e farci clic sopra.
  3. Specificare il periodo per il quale si desidera avere le fatture:

    Getting tax invoices.png

  4. Fare clic su Ricevi fatture fiscali.

Una volta fatto, arriverà un messaggio e-mail all'indirizzo utilizzato per ricevere le notifiche amministratore. Il messaggio conterrà il link per scaricare l'archivio in formato .zip con le fatture fiscali (le fatture all'interno dell'archivio sono in formato PDF). Il link è valido per 48 ore.

Eliminazione delle fatture fiscali

Se una fattura fiscale è stata emessa per errore, è possibile eliminarla.

Per eliminare una fattura fiscale:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Vendite → Ordini.
  2. Cliccare sull'ordine al quale di riferisce la fattura da eliminare.
  3. Fare clic su "..." nella sezione Fatture fiscali, quindi su Elimina:

    Creating_tax_invoices__6_.png

  4. Nel popup che si aprirà, premere .

La fattura fiscale sarà eliminata in modo permanente. Se necessario, è possibile creare una nuova fattura al posto di quella eliminata.

Se si elimina un ordine nella sezione Vendite → Ordini, vengono eliminate anche tutte le relative fatture fiscali.

A volte, per mantenere la continuità di numerazione delle proprie fatture fiscali, potrebbe essere necessario modificare il numero della fattura fiscale successiva all'ultima fattura emessa.

Personalizzazione del numero di fattura fiscale

È possibile modificare la numerazione delle fatture fiscali per adattarla ai processi aziendali o per renderla conforme alle norme legali del proprio Paese (ad es., aggiungere uno specifico codice al prefisso). Inoltre, può essere necessario modificare il numero della prossima fattura da emettere nel caso siano state eliminate delle fatture errate oppure alcune fatture siano state create al di fuori del negozio.

La numerazione delle fatture fiscali non dipende dalla numerazione dei rispettivi ordini. Le fatture sono numerate in ordine progressivo. Ciò significa che ogni fattura fiscale ha un numero che segue immediatamente il numero della fattura precedente. Per impostazione predefinita, la numerazione inizia da "1", tuttavia, è possibile personalizzare la numerazione delle proprie fatture fiscali e specificare qualsiasi numero intero positivo come numero della prossima fattura da emettere.

È possibile aggiungere qualsiasi prefisso o suffisso alla parte numerica delle fatture fiscali. Inoltre, è possibile impostare il numero minimo di caratteri nel numero di fattura (in tal caso verranno aggiunti degli zeri iniziali ai numeri più brevi del richiesto).

Per iniziare la numerazione delle fatture fiscali del proprio negozio da "1", usare le impostazioni predefinite.

Per impostare il numero della prossima fattura da emettere:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali.
  2. Scorrere in basso fino alla voce Impostazioni.
  3. Nella sezione Numero fattura futura, fare clic su Modificare il numero → Modificare il formato del numero.
  4. Nel menu che si aprirà, specificare il prefisso e il suffisso (se necessario), quindi il numero di fattura fiscale nel campo Contatore (questo è il numero della prossima fattura che sarà emessa) e il numero di cifre che deve contenere il numero di fattura.
  5. Cliccare su Salva.

Le modifiche influenzeranno solo le fatture fiscali future. La numerazione delle fatture già emesse rimarrà invariata.

Esempio 1: Supponiamo che la fattura n. 123 sia stata creata per errore. Eliminandola (così come eliminando l'ordine), la fattura successiva avrebbe il numero 124. Per mantenere la continuità di numerazione, è possibile specificare "123" nel campo Contatore. In questo modo, la prossima fattura emessa nel negozio avrà il numero 123.

Inoltre, è possibile azzerare il contatore delle fatture. Ciò può essere necessario, ad esempio, per aprire l'esercizio finanziario di un nuovo anno o per modificare la numerazione delle fatture fiscali per altri motivi. Azzerando la numerazione delle fatture fiscali, la prossima fattura emessa avrà il numero "1". 

Per azzerare il contatore delle fatture fiscali:

  1. Nel pannello di controllo del negozio, andare a Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali.
  2. Scorrere in basso fino alla voce Impostazioni.
  3. Nella sezione Numero fattura futura, fare clic su Modificare il numero → Azzera contatore.
  4. (facoltativo) Specificare il prefisso e il suffisso (se necessario).
  5. Fare clic su Azzera contatore.

Esempio 2: Supponiamo che nel proprio negozio venga usato il seguente modello di numerazione delle fatture: anno-numero fattura-nome negozio. Supponiamo anche di voler resettare la numerazione con l'inizio del 2023. Ecco come le impostazioni appariranno nel menu:

Creating_tax_invoices__8_.png

In questo modo, il numero della prossima fattura fiscale sarà "2023-1-Store name", dove "Store Name" è il nome del proprio negozio.

Personalizzazione delle fatture fiscali

È possibile personalizzare il contenuto e il modello delle proprie fatture fiscali nella pagina Impostazioni → Tasse e fatture → Fatture fiscali → Contenuto della fattura fiscale del pannello di controllo del negozio nei seguenti modi:

  • Caricare il logo dell'azienda per personalizzare l'aspetto delle fatture
  • Modificare il titolo, ad es., per renderlo conforme alle norme legali
  • Aggiungere il numero di identificazione fiscale
  • Fornire informazioni aggiuntive sull'azienda (ad es., estremi bancari)
  • Aggiungere maggiori dettagli a piè di pagina
  • Apportare modifiche avanzate al modello HTML di fattura fiscale

Per istruzioni dettagliate, consultare il nostro articolo dedicato alla personalizzazione del contenuto delle fatture fiscali.

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