Verwaltung von Bestellungen

Wenn ein Kunde den Bezahlvorgang abgeschlossen hat, wird seine Bestellung in Ihrem Shop-Verwaltungspanel auf der Seite Meine Verkäufe → Bestellungen angezeigt. Sie erhalten außerdem eine Mitteilungs-E-Mail oder eine mobile Push-Benachrichtigung. Sie können Bestellungen auch manuell in Ihrem Shop-Verwaltungspanel anlegen, um Bestellungen zu erfassen, die Sie außerhalb Ihres Shops entgegengenommen haben.

Auf der Seite „Bestellungen“ können Sie einen Überblick über alle Bestellungen Ihrer Kunden in Ihrem Shop sehen. Jede Bestellzeile zeigt nützliche Details an, z. B. die eindeutige Bestellnummer, den Bestellstatus, den Kundennamen und die E-Mail-Adresse, das Kaufdatum, die Zahlungs- und Versandart, die erworbenen Artikel und die Gesamtsumme des Kaufs.

Auf dieser Seite können Sie auch Ihre Bestellungen verwalten, den Bestellstatus aktualisieren, die Einzelheiten jeder Bestellung einsehen, nach Bestellungen suchen, diese nach verschiedenen Kategorien filtern, Bestellungen und Kundeninformationen aktualisieren, eine Sendungsverfolgungsnummer für den Versand hinzufügen usw.

Verstehen des Bestellstatus

Jede Bestellung verfügt über einen Zahlungs- und Erfüllungsstatus. Der Bestellstatus kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Maßnahmen für eine bestimmte Bestellung ergriffen werden müssen, z. B. ob die Bestellung verschickt oder erstattet werden muss.

Sie können den Bestellstatus jederzeit ändern. Wenn Sie den Bestellstatus aktualisieren, erhält Ihr Kunde automatisch eine E-Mail-Mitteilung mit aktualisierten Informationen zu diesem.

In Ihrem Shop werden die folgenden Bestellstatusarten verwendet:

Zahlungsstatus

Bezahlt – die Zahlung ist eingegangen und der Bestand wurde reduziert (falls die Bestandskontrolle eingerichtet wurde).

Zahlung ausstehend – Zahlung wurde nicht veranlasst. Ihr Kunde hat sich entweder für eine Offline-Zahlungsart entschieden und Sie müssen sich mit ihm in Verbindung setzen, um die Zahlung zu vereinbaren, oder die Online-Zahlung Ihres Kunden wurde nicht verarbeitet.

Sie können auswählen, ob Bestellungen mit einem Gesamtpreis von 0 € den Status „Bezahlt“ oder Zahlung ausstehend erhalten sollen. Gehen Sie zu „Einstellungen → Allgemein → Warenkorb“ in Ihrem Shop-Verwaltungspanel und wählen Sie den bevorzugten Status für derartige Bestellungen aus der Drop-down-Liste „Standardzahlungsstatus für Bestellungen mit Gesamtsumme null“ aus. Die Bestellsumme kann 0 € betragen, falls Sie einen 100-%-igen Rabatt gewähren, kostenlose Muster anbieten möchten usw.

Storniert – zeigt an, dass das Zahlungsgateway die Kreditkarte des Kunden nicht autorisieren oder belasten konnte oder dass Sie die Bestellung storniert haben. Die Lagerbestände werden automatisch erhöht (falls die Bestandskontrolle eingerichtet wurde).

Rückerstattet – die Zahlung wurde vollständig an den Kunden zurücküberwiesen.

Teilweise rückerstattet – die Zahlung wurde teilweise an den Kunden zurücküberwiesen.

Um eine Bestellung zu erstatten, müssen Sie zusätzlich zur Aktualisierung des Bestellstatus in Ihrem Shop den entsprechenden Erstattungsbetrag über Ihren Zahlungsanbieter an Ihren Kunden überweisen.

Erfüllungsstatus

Alle Bestellungen von physischen Produkten müssen bearbeitet werden. Bestellungen für digitale Produkte oder Geschenkkarten werden automatisch erfüllt. Wenn ein Kunde ein digitales Produkt/eine Geschenkkarte kauft, erhält er per E-Mail einen Link zum Herunterladen der Datei/einen Geschenkkartencode. Für diese Produkte wird der Erfüllungsstatus auf Geliefert gesetzt.

Warten auf Bearbeitung – Standarderfüllungsstatus für alle neuen Bestellungen, der anzeigt, dass die Bestellung auf ihre Erfüllung wartet.

In Arbeit – die Bestellung wird bearbeitet (Kommissionierung und Verpackung), wurde aber noch nicht erfüllt.

Abholbereit – die Bestellung steht für einen Kunden zur Abholung in Ihrem physischen Shop oder an Ihrer Abholstelle bereit.

Versandt – die Bestellung wurde versandt (wird oft durch eine Sendungsverfolgungsnummer bestätigt).

Geliefert – Sie oder der Versandanbieter haben die Bestellung an den Kunden ausgeliefert.

Lieferung abgebrochen – reserviert für Bestellungen, die Sie nicht verschicken werden. Sie können diese Bezeichnung für Bestellungen verwenden, die den Zahlungsstatus „Storniert“ oder „Rückerstattet“ haben.

Zurückgeschickt – Bestellungen, die der Kunde zurückgeschickt hat.

Suchen und Filtern von Bestellungen

Standardmäßig ist Ihre Bestellliste von der neuesten bis zur ältesten Bestellung geordnet. Falls Sie eine große Anzahl von Bestellungen haben, können Sie die Suchleiste oberhalb der Bestellliste verwenden, um eine Bestellung mithilfe des Kundennamens, der E-Mail-Adresse, der Adresse, der Bestellnummer, des Produkttitels, der SKU oder sogar der Bestellanmerkungen zu finden.

Sie können darüber hinaus folgende Filter auf Ihre Bestellungen anwenden:

  • Datum
  • Zahlungsstatus
  • Erfüllungsstatus
  • Zahlungsart
  • Erfüllungsart
  • Produkte
  • Datum und Uhrzeit der Abholung oder Lieferung
  • Wenn die Bestellung Vorbestellungen enthält

Falls Sie beispielsweise Kunden kontaktieren möchten, um die Zahlungsabwicklung vor dem Versand ihrer Bestellung vorzunehmen, dann müssen Sie nach einer Liste von Bestellungen filtern, die noch nicht bezahlt wurden und versendet werden müssen. In diesem Fall können Sie den vorgefertigten Filter Nicht bezahlt. Muss noch versandt werden verwenden.

Sie können mehrere Filter gleichzeitig anwenden, um Ihre Suche einzugrenzen. Wenn Sie z. B. Bestellungen sehen möchten, die noch nicht bezahlt und von einem bestimmten Kunden aufgegeben wurden, können Sie den Namen des Kunden in die Suchleiste eingeben und aus der Drop-down-Liste „Zahlungsstatus“ die Option „Zahlung ausstehend“ auswählen.

Sie können Filterkombinationen speichern, um dieselbe Suche in Zukunft deutlich schneller durchzuführen. Die Bestellungen, die in gespeicherten Filtern erscheinen, werden automatisch aktualisiert.

Hinzufügen von Bestellanmerkungen durch die Verwaltung

Shop-Manager können interne Anmerkungen zu Bestellungen hinzufügen. Diese können für spezielle Anweisungen wie das bevorzugte Lieferdatum und die bevorzugte Lieferzeit verwendet werden. Bestellanmerkungen können auch Kommentare enthalten, die etwa zur Verbesserung der Abläufe in Ihrem Unternehmen beitragen, z. B. Kundenfeedback oder den Grund für eine rückerstattete oder stornierte Bestellung.

Die Anmerkungen der Verwaltung sind nur für die Mitarbeiter sichtbar. Ihre Kunden können sie dementsprechend nicht sehen. Später können Sie anhand dieser Anmerkungen nach Bestellungen suchen, um die Bestellbearbeitung zu beschleunigen.

Aktualisierung von Bestell- und Kundendaten

Nachdem eine Bestellung aufgegeben wurde, können Sie alle Bestelldetails aktualisieren. Dies kann äußerst praktisch sein, falls ein Kunde z. B. bei der Eingabe seiner E-Mail-Adresse an der Kasse einen Tippfehler gemacht hat oder ein Kunde einen Artikel ändern oder hinzufügen möchte.

Sie können eine Bestellung bearbeiten, um:

  • Artikel hinzuzufügen oder zu löschen,
  • die Produktdetails (SKU, Name, Menge und Preis) zu ändern,
  • die Adresse, den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden zu bearbeiten,
  • Rabatte hinzuzufügen oder zu löschen und
  • die Steuern und Versandkosten zu ändern.

Ändern einer Bestellnummer

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, wird dieser eine eindeutige Identifikationsnummer zugewiesen. Sie betrifft nur diese Bestellung und wird nicht erneut vergeben. Die Bestell-ID ist eine Kombination aus fünf zufälligen Symbolen (z. B. XK45J), die Händlern und Kunden dabei hilft, eine Bestellung von einer anderen zu unterscheiden. Sie wird auf Rechnungen, in E-Mail-Benachrichtigungen und in der Liste der Bestellungen in Ihrer Shop-Verwaltung angezeigt.

Sie können die Bestell-IDs mit einem benutzerdefinierten Präfix und/oder Suffix aus Buchstaben, Zahlen, Bindestrichen usw. für Ihr Reporting oder aus anderen Gründen anpassen. Wenn Sie zum Beispiel viele Online-Shops betreiben, können Sie Ihren Shop-Namen (JJONES-) als Präfix hinzufügen, um in Ihren Berichten schnell erkennen zu können, wo die Bestellung aufgegeben wurde. Oder Sie können den aktuellen Monat oder das aktuelle Jahr (-2023) als Suffix hinzufügen, und so nur anhand eines Blickes erkennen, wann eine Bestellung aufgegeben wurde.

So passen Sie das Format der Bestell-ID an:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrem Shop-Verwaltungspanel Einstellungen → Allgemein → Warenkorb auf.
  2. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Bestell-ID und klicken Sie auf Format der Bestell-ID bearbeiten.
  3. Geben Sie ein Präfix oder ein Suffix (oder beides) ein, das in Ihren Bestell-IDs angezeigt werden soll und überprüfen Sie die Vorschau auf der rechten Seite. Beispiel:

    Customizing_order_ID_format.png

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Um einen Verkaufsbericht zu erstellen, Ihre Bestellungen zu analysieren oder einfach eine Liste von Bestellungen an Ihre Mitarbeiter zu schicken, können Sie in wenigen Schritten Bestelldaten in eine Tabelle exportieren.

Aktivieren von Push-Benachrichtigungen

Sie können die Mobile-App verwenden, um Push-Benachrichtigungen zu aktivieren, damit Sie eine Mitteilung auf Ihrem Smartphone erhalten, sobald eine Bestellung in Ihrem Shop aufgegeben wird.

So aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen in der iOS-App:

  1. Tippen Sie in der Mobile-App auf Shop und dann auf Einstellungen.
  2. Tippen Sie unter „App-Einstellungen“ auf Benachrichtigungen.
  3. Tippen Sie unter „Neue Bestellung“ auf den Schalter Neue Bestellung aufgegeben, um diese Option zu aktivieren.
  4. Stellen Sie sicher, dass in den Haupteinstellungen Ihres Geräts Benachrichtigungen für die App aktiviert sind.

So aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen in der Android-App:

  1. Tippen Sie in der Mobile-App auf Shop.
  2. Tippen Sie unter „App-Einstellungen“ auf Benachrichtigungen.
  3. Tippen Sie unter „Neue Bestellung“ auf den Schalter Neue Bestellung aufgegeben, um diese Option zu aktivieren.
  4. Stellen Sie sicher, dass in den Haupteinstellungen Ihres Geräts Benachrichtigungen für die App aktiviert sind.

Drucken von Bestellungen

Möglicherweise möchten Sie eine Kopie einer Bestellung für Ihre eigenen Unterlagen ausdrucken oder der Lieferung für den Kunden beilegen.

So drucken Sie eine Bestellrechnung aus:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrem Shop-Verwaltungspanel Meine Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Wählen Sie eine Bestellung aus, die Sie drucken möchten.
  3. Klicken Sie auf Rechnung drucken.
  4. Wählen Sie im Fenster „Druckoptionen“ Ihren Drucker sowie Ihre Einstellungen aus und klicken Sie auf Drucken.

So drucken Sie Rechnungen für viele Bestellungen auf einmal aus:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrem Shop-Verwaltungspanel Meine Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Wählen Sie die Bestellungen aus, die Sie drucken möchten.
  3. Klicken Sie auf Massenaktualisierung → Auswahl drucken.

Exportieren von Bestellungen

Um einen Verkaufsbericht zu erstellen, Ihre Bestellungen zu analysieren oder einfach eine Liste von Bestellungen an Ihre Mitarbeiter zu schicken, können Sie in wenigen Schritten Bestelldaten in eine Tabelle exportieren:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrem Shop-Verwaltungspanel Meine Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Scrollen Sie ans Ende der Seite und machen Sie den Block „Bestellungen exportieren“ ausfindig.
  3. Klicken Sie auf Alle exportieren, falls Sie alle Ihre Bestellungen exportieren möchten.
  4. Wählen Sie die von Ihnen benötigten Bestellungen aus und klicken Sie auf Auswahl exportieren, um nur diese zu exportieren.
  5. Es erscheint ein Pop-up mit den Exporteinstellungen.
  6. Wählen Sie das Trennzeichen aus.
  7. Wählen Sie jene Spalten aus, die Sie exportieren möchten. Standardmäßig sind alle Spalten ausgewählt.
    Um alle Produktoptionen und ihre Werte in eine eigene Spalte zu exportieren, wählen Sie im Fenster „Artikeloptionen“. Um jede Produktoption in eine eigene Spalte zu exportieren, wählen Sie „Artikeloptionen (in Spalten aufgeteilt)“.
  8. Klicken Sie auf CSV-Datei herunterladen.
  9. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei zur weiteren Verwendung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm.

Löschen von Bestellungen

Sie können Bestellungen nicht nur stornieren und rückerstatten, sondern diese auch permanent aus Ihrem Shop löschen. Möglicherweise möchten Sie Testbestellungen löschen, aber alle Kundenbestellungen aus Steuergründen behalten.

Falls ein Kunde etwas irrtümlicherweise auf Ihrer Website gekauft hat, ist es besser, die Bestellung zu stornieren und sicherzustellen, dass er über den Zahlungsanbieter in Ihrem Händlerkonto eine korrekte Rückerstattung erhält.

So löschen Sie eine Bestellung in Ihrem Shop auf einem Desktop-Gerät:

  1. Rufen Sie ausgehend von Ihrem Shop-Verwaltungspanel Meine Verkäufe → Bestellungen auf.
  2. Wählen Sie die Bestellungen aus, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf Massenaktualisierung (diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie mindestens eine Bestellung ausgewählt haben) und dann auf Auswahl löschen.
  4. Bestätigen Sie im Pop-up, dass Sie die Bestellung löschen möchten, indem Sie auf „Löschen“ klicken.

So löschen Sie eine Bestellung in Ihrem Shop in der iOS-App:

  1. Öffnen Sie Ihre Mobile-App und gehen Sie zu Bestellungen.
  2. Tippen Sie die Bestellung an, die Sie löschen möchten.
  3. Tippen Sie in der rechten oberen Ecke auf Bearbeiten.
  4. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Bestellung löschen.
  5. Bestätigen Sie im erschienenen Pop-up, dass Sie die Bestellung löschen möchten, indem Sie auf Löschen tippen.

So löschen Sie eine Bestellung in Ihrem Shop in der Android-App:

  1. Öffnen Sie Ihre Mobile-App und gehen Sie zu Bestellungen.
  2. Tippen Sie die Bestellung an, die Sie löschen möchten.
  3. Tippen Sie in der rechten oberen Ecke auf das Bleistiftsymbol.
  4. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Bestellung löschen.
  5. Bestätigen Sie im Pop-up, dass Sie die Bestellung löschen möchten, indem Sie auf Löschen tippen.

Die ausgewählten Bestellungen werden permanent aus Ihrer Shop-Verwaltung entfernt und ihre Nummern werden nicht wiederverwendet. Wenn Sie z. B. Bestellung Nr. 3 löschen, sehen Sie in Ihrer Shop-Verwaltung die Bestellungen mit den Nummern 1, 2, 4, 5 usw. Erfahren Sie mehr über die Bestellnummerierung in Ihrem Shop.

Falls Sie versehentlich Bestellungen löschen, die Sie noch benötigen, können wir diese für Sie wiederherstellen. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung und geben Sie Ihre Shop-ID (zu finden links unten in Ihrer Shop-Verwaltung) sowie den Zeitpunkt an, zu dem die Bestellungen gelöscht wurden.
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