Inventaris beheren

Het is belangrijk om uw voorraad nauwkeurig bij te houden en de hoeveelheid van elk product in uw winkel te volgen. Door middel van een nauwkeurige voorraadregistratie kunt u voorkomen dat u meer producten verkoopt dan u daadwerkelijk heeft en helpt u om uw voorraad aan te vullen voordat deze opraakt.

U kunt de voorraadhoeveelheid voor elk product in uw winkel opgeven. Uw winkel verlaagd deze automatisch wanneer een product wordt besteld. Zodra de hoeveelheid van een bepaald product nul bereikt, krijgt dit product het label Uitverkocht en kan het niet langer worden gekocht, tenzij u voorbestelling inschakelt ervoor. U kunt er ook voor kiezen om een e-mailmelding te ontvangen wanneer een producthoeveelheid laag wordt, zodat u tijd heeft om de voorraad aan te vullen.

Voorraad bijhouden voor producten inschakelen

Als u nieuwe producten toevoegt aan uw winkel, hebben ze standaard een onbeperkte hoeveelheid. Om het bijhouden van de voorraad voor een product in te schakelen, moet u opgeven hoeveel eenheden van dit product u op voorraad heeft.

Wanneer klanten bestellingen plaatsen voor een product (en de betaalstatus van de bestelling In afwachting van betaling of Betaald is), wordt de voorraad van het product automatisch verlaagd met het aantal bestelde eenheden. Wanneer de voorraad van dat product nul bereikt, wordt het als "Niet op voorraad" aangeduid in de winkelbeheerder. Wat de winkeletalage betreft, kunt u kiezen uit de volgende gedragsopties bij niet op voorraad voor elk product:

• Markeer het product als "Uitverkocht" en verberg het op uw winkeletalage zodat klanten het niet kunnen zien. Het product is niet beschikbaar voor aankoop.
• Markeer het product als "Niet op voorraad"/"Uitverkocht" en geeft het op uw winkeletalage weer. Het product is niet beschikbaar voor een aankoop, maar klanten weten dat u het verkoopt.
• Maak uitverkochte product beschikbaar voor voorbestellingen.

Meer informatie over de grondbeginselen van het bijhouden van voorraad in uw winkel →

De hoeveelheid in voorraad voor een product instellen:

U kunt ook de voorraadniveaus van een product bijhouden volgens opties zoals kleur en maat (bijvoorbeeld een gele XL) en er ook voorbestellingen van accepteren. Hiervoor moet u varianten aanmaken voor uw beschikbare productopties en de SKU, voorraadhoeveelheid en gedrag bij niet op voorraad specificeren voor elke variant. Meer informatie over voorraad beheren van productopties →

Waarschuwingen voor lage voorraad instellen

Om te weten wanneer het tijd is om de voorraad van een product aan te vullen, kunt u ervoor kiezen om een automatisch bericht van uw winkel te ontvangen dat de voorraad van een product een bepaalde limiet heeft bereikt.

Voer gewoon de waarde voor lage voorraad in waarbij u een melding wilt ontvangen en de winkel stuurt u automatisch een e-mail wanneer uw product deze limiet bereikt.

De producthoeveelheid voor waarschuwingen voor een lage voorraad opgeven:

De meldingen voor lage voorraad worden naar het e-mailadres gestuurd dat u heeft opgegeven in Instellingen → Meldingen, in het blok E-mailadressen beheerder. U kunt daar een ander e-mailadres opgeven of meerdere e-mailadressen toevoegen (bijvoorbeeld het uwe en een e-mailadres van een persoon die uw voorraad beheert). Houd er rekening mee dat dit e-mailadres wordt gebruikt voor al uw beheerdersmeldingen, en niet alleen voor de melding "Lage voorraad".

Wanneer u een melding voor een lage voorraad in uw postvak ontvangt, kunt u op de knop Producten opnieuw bevoorraden klikken om snel naar de bewerkingspagina van het product te gaan en de voorraadhoeveelheid bijwerken zodra deze is aangevuld.

Om geen e-mails meer te ontvangen over lage productvoorraden, kunt u de Melding over lage voorraad uitschakelen in de winkelbeheerder op de pagina Instellingen → Meldingen (deze instelling is van invloed op alle producten). Om meldingen over lage voorraad voor slechts een bepaald product te verwijderen, ga naar de pagina van dat product, selecteer het blok voorraadbeheer en stel een nulwaarde in in het onderdeel "Stuur me een bericht bij een hoeveelheid op voorraad van". Op deze manier wordt de melding alleen verstuurd wanneer het product niet meer op voorraad is in uw winkel.

Voorraadstatus en hoeveelheid weergeven op de winkeletalage

Op productpagina's in uw winkel kunt u het volgende weergeven: de status "in voorraad", de werkelijke hoeveelheid op voorraad van een product en een speciaal veld waarmee klanten kunnen invoeren hoeveel eenheden van een artikel ze aan de winkelwagen willen toevoegen.

Het label "Op voorraad" en de producthoeveelheid weergeven

Standaard wordt het label "Op voorraad" weergegeven voor alle producten in uw winkel: voor producten met een onbeperkte voorraad en voor producten waarvoor voorraadbeheer is ingeschakeld. Als u voorraadbeheer gebruikt, kunnen uw productpagina's ook informatie weergeven over de actuele voorraadniveaus.

U kunt deze informatie indien gewenst verbergen op de productpagina's (bijvoorbeeld als u diensten verkoopt).

Het label "In voorraad" en de hoeveelheid weergeven/verbergen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Ontwerp.
2. Scroll omlaag naar Zijbalk en ga naar het menu "Aan winkelwagen toevoegen":
   

   

3. Vink het selectievakje naast de Voorraadbeschikbaarheidslabels aan of uit (en naast Aantal artikelen op voorraad als u die informatie ook wilt weergeven/verbergen).

Een veld hoeveelheid weergeven op productpagina's

Als uw klanten de neiging hebben om vele eenheden van hetzelfde product te bestellen of als u volumekortingen aanbiedt, kunt u een veld hoeveelheid toevoegen aan uw productpagina's.

Het veld hoeveelheid weergeven/verbergen:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Ontwerp.
2. Scroll omlaag naar het onderdeel Zijbalk.
3. Ga naar het knoppenmenu "Aan winkelwagen toevoegen".
4. Vink het selectievakje naast Producthoeveelheid aan of uit:
   

   

Standaardgedrag voor producten die niet op voorraad zijn instellen

Er zijn drie mogelijke opties voor de manier waarop uw producten behandeld kunnen worden wanneer de hoeveelheid nul bereikt. Ze kunnen op de winkeletalage blijven staan, er verborgen woorden of beschikbaar worden voor voorbestellingen. U kunt kiezen uit een van deze gedragsopties bij niet op voorraad en voorraad bijhouden inschakelen voor afzonderlijke producten.

Standaard zijn alle nieuwe producten die u aanmaakt in uw winkel ingesteld om op de etalage te blijven staan wanneer ze uitverkocht zijn. Hun hoeveelheid is gemarkeerd als "Niet op voorraad"/"Uitverkocht" en de knoppen "Nu kopen" en "Aan winkelwagen toevoegen" voor deze producten worden verborgen zodat ze niet kunnen worden besteld:

U kunt deze standaardinstelling wijzigen en opgeven welk gedrag voor alle nieuwe producten in uw winkel moet worden geselecteerd wanneer ze niet meer op voorraad zijn. Op deze manier, kunt u tijd besparen bij de configuratie van afzonderlijke producten.

Het standaardgedrag instellen voor alle producten die niet op voorraad zijn in uw winkel:

1. Ga in de winkelbeheerder naar Instellingen → Algemeen → Winkelwagen en afrekenen.
2. In het vervolgkeuzemenu Standaardgedrag bij niet op voorraad producten, kies uw optie: Op winkeletalage weergeven, Op winkeletalage verbergen of Weergeven en voorbestellen toestaan.
3. Sla de wijzigingen op.

Dat is alles! Wanneer u nu een nieuw product aanmaakt en de hoeveelheid op voorraad opgeeft, de waarde in het vervolgkeuzemenu de Wanneer niet op voorraad op de productpagina in de winkelbeheerder wordt ingesteld op degene die u heeft geselecteerd op de pagina Winkelwagen en afrekenen. U kunt het voor afzonderlijke producten wijzigen indien gewenst.

Om het gedrag voor verschillende producten in uw winkel in bulk te wijzigen, ga naar Catalogus → Producten → Massaal bijwerken → Voorraad bijwerken → Gedrag bij niet op voorraad instellen en kies uw optie in de pop-up. U kunt hiervoor ook onze Bulkproductenbewerker gebruiken.

Voorraadwijzigingen in uw winkel begrijpen

Als u gebruik maakt van voorraadbeheer, wordt de voorraad voor producten en productvarianten gewijzigd volgens de volgende regels:

• Als een klant producten en productvarianten aan de winkelwagen toevoegt in uw online winkel en afrekent, wordt de voorraad verlaagd met het aantal bestelde artikelen. Een klant kan geen artikel bestellen als de hoeveelheid al "0" heeft bereikt (tenzij voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product of deze productvariant).
  Wanneer een bestelling voor een product wordt geplaatst in uw winkel, wordt de betaalstatus van de bestelling In afwachting van betaling of Betaald. Als u de betaalstatus van een bestelling later wijzigt naar Geannuleerd of Terugbetaald, wordt de hoeveelheid producten van die bestelling automatisch weer toegevoegd aan de voorraad ervan. Als u bijvoorbeeld 8 eenheden van een product in voorraad hebt en vervolgens een bestaande bestelling voor 2 eenheden annuleert, heeft u 10 eenheden op voorraad.
  Merk op dat als u een bestelling markeert als Gedeeltelijk terugbetaald, de voorraad van de gekochte producten in uw winkel niet wijzigt.
• Als u een bestelling aanmaakt namens een klant, wordt de productvoorraad verlaagd.
  Als uw handmatige bestelling een product bevat dat niet op voorraad is of een producthoeveelheid bevat dat uw voorraad overschrijdt, wordt de voorraad van het product negatief in uw winkel. Als het aantal producten bijvoorbeeld "1" was en u plaats handmatig een bestelling voor 3 eenheden ervan, is het resultaat dat wordt de productvoorraad -"2" wordt. In het geval dat voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product, is de voorraad "0" en worden "2" eenheden beschouwd als voorbesteld.
  Als artikelen verkoopt die niet op voorraad zijn via de app Onderweg verkopen, ziet u nog steeds een notitie "Oververkoop met 1" voor dit product.
• Als u een bestelling plaatst voor een product uit een verlaten winkelwagen, wordt de voorraad ervan verlaagd.
  Als de bestelling een product bevat dat niet meer op voorraad is in uw winkel op het moment dat u de bestelling voor een verlaten winkelwagen plaatst, of als de hoeveelheid op voorraad lager is dan de hoeveelheid van de bestelling, wordt de voorraad negatief. In dat geval ziet u een speciale notitie "Oververkocht met" wanneer u een bestelling plaatst. Als voorbestellingen zijn ingeschakeld voor dit product, wordt de voorraad ingesteld op "0" en wordt een bijbehorende aantal eenheden beschouwd als voorbesteld.

Houd er rekening mee dat als u de producthoeveelheid voor bestaande bestellingen bewerkt, de wijziging geen invloed heeft op de voorraadhoeveelheid van deze artikelen in uw winkel. U moet zelf zorgen voor de voorraadwijzigingen (bijvoorbeeld de voorraad handmatig bijwerken of extra artikelen leveren, indien nodig).

Productvoorraadniveaus bijwerken in bulk

U kunt de voorraad van afzonderlijke producten altijd bijwerken op de pagina's in Catalogus → Producten. In het geval u de voorraad van uw producten of hun varianten in bulk wilt bijwerken, kunt u de volgende opties gebruiken:

• Met de optie Massaal bijwerken kunt u direct voorraadupdates toepassen op meerdere producten tegelijk. Ga daarvoor naar Catalogus → Producten, vink alle producten aan die u wilt bijwerken, klik vervolgens op Massaal bijwerken → Voorraad bijwerken → Voorraad bijwerken voor geselecteerde en voer een nieuwe hoeveelheid in.
• U kunt de voorraad van producten en/of de varianten ervan snel bijwerken met behulp van de tool Bulkproductenbewerker:
  

  

• U kunt de ingebouwde importtool gebruiken om de voorraadhoeveelheid van producten en productvarianten bij te werken met een CSV-bestand. Bekijk een casestudy over het bijwerken van de productvoorraad met import (in het Engels) →

Uw voorraad bekijken

U kunt meerdere opties gebruiken om de actuele voorraad van producten en productvarianten in uw winkel te bekijken:

• Ten eerste kunt u altijd de voorraad van een product controleren op de pagina ervan in Catalogus → Producten (op het tabblad Opties → Varianten, als het product varianten heeft).
• Ten tweede kunt u de voorraad van uw producten en productvarianten beheren met behulp van de Bulkproductenbewerker. Omdat de Bulkproductenbewerker u in staat stelt meerdere producten en hun voorraad allemaal tegelijk te bekijken, kunt u deze pagina ook gebruiken om de voorraad te controleren. Kies gewoon de producten die u nodig heeft (of selecteer alle artikelen in uw winkel) om te bewerken in Catalogus → Producten, ga naar de Bulkproductenbewerker in en scroll omlaag in de tabel om te zien of u de voorraad moet aanvullen.

U kunt ook gebruik maken van het filter Niet op voorraad op de pagina Catalogus → Producten in de winkelbeheerder om de lijst van producten die niet op voorraad zijn te krijgen. Dit filter geeft alle producten weer die momenteel niet op voorraad zijn: