Gestion des commandes

Lorsqu'un client termine le processus de commande, sa commande apparaît dans le panneau d'administration de la boutique sur la page Mes ventes → Commandes. Vous recevrez également un e-mail de notification ou une notification push mobile. Vous pouvez également créer des commandes manuellement dans le panneau d'administration de votre boutique pour enregistrer les commandes que vous avez passées en dehors de votre boutique.

Sur la page des Commandes, vous pouvez voir un aperçu de toutes les commandes passées par vos clients dans votre boutique. Chaque ligne de commande affiche des détails utiles, tels que le numéro de commande unique, l'état de la commande, le nom et l'adresse e-mail du client, la date d'achat, le mode de paiement et d'expédition, les articles achetés et le total de l'achat.

Sur cette page, vous pouvez également gérer vos commandes : mettre à jour l'état des commandes, vérifier les détails de chaque commande, rechercher des commandes, filtrer les commandes par catégories différentes, mettre à jour les commandes et les informations des clients, ajouter un numéro de suivi pour l'expédition, etc.

Comprendre les états des commandes

Chaque commande possède un état de paiement et d'exécution. Les états des commandes peuvent vous aider à décider quelles actions entreprendre pour chaque commande particulière, par exemple si celle-ci doit être expédiée ou remboursée.

Vous pouvez modifier l'état des commandes à tout moment. Lorsque vous mettez à jour l'état d'une commande, votre client recevra automatiquement un e-mail de notification contenant les informations actualisées sur l'état de la commande.

Dans votre boutique, les états des commande suivants sont utilisés.

États des paiements

Payé — le paiement est reçu et le stock a été réduit (si le contrôle des stocks est activé).

En attente de paiement — aucun paiement n'a été effectué. Soit votre client a sélectionné un mode de paiement hors ligne et vous devez le contacter pour organiser le paiement, soit le paiement en ligne de votre client n'a pas été traité.

Vous pouvez choisir si les commandes dont le prix total est de 0 $ doivent recevoir l'état Payé ou En attente de paiement. Rendez-vous dans Paramètres → Général → Panier et paiement dans le panneau d'administration de votre boutique et sélectionnez l'état privilégié pour ces commandes dans la liste déroulante de l'État du paiement par défaut pour les commandes dont le total est nul. Une commande peut coûter 0 $ si vous souhaitez accorder une remise de 100 %, offrir des échantillons gratuits, etc.

Annulé – indique que la passerelle de paiement n'a pas pu autoriser ou débiter la carte de crédit du client, ou que vous avez annulé la commande. Les niveaux de stock augmenteront automatiquement (si le contrôle des stocks est activé).

Remboursé — le paiement intégral a été transféré au client.

Partiellement remboursé — le paiement partiel a été transféré au client.

Pour rembourser une commande, vous devez transférer le montant approprié pour votre remboursement à votre client en utilisant votre fournisseur de paiement en plus de mettre à jour l'état de la commande dans votre boutique.

États d'exécution

Toutes les commandes de produits physiques nécessitent un traitement. Les commandes de produits numériques ou de cartes-cadeaux sont exécutées automatiquement. Lorsqu'un client achète un produit numérique/une carte-cadeau, il reçoit un lien pour télécharger le fichier ou un code de carte-cadeau par e-mail. Pour ces produits, l'état d'exécution sera défini sur Livré.

En attente de traitement – état d'exécution par défaut pour toutes les nouvelles commandes, indiquant que la commande est en attente d'exécution.

En cours de traitement — la commande est en cours d'exécution (prélèvement et emballage) mais n'a pas encore été exécutée.

Prêt pour la collecte — la commande est prête à être récupérée par le client dans votre boutique physique ou votre point de collecte.

Expédié — la commande a été expédiée (souvent confirmée avec un numéro de suivi).

Livré — vous ou le transporteur avez livré la commande au client.

Vorte achat a été annulé — réservé aux commandes que vous n'expédierez pas. Vous pouvez utiliser cette désignation pour les commandes dont l'état du paiement est Annulé ou Remboursé.

Retourné – commandes retournées par le client.

Recherche et filtrage des commandes

Par défaut, votre liste de commandes est organisée de la plus récente à la plus ancienne. Si vous avez un grand nombre de commandes, vous pouvez utiliser la barre de recherche située au-dessus de la liste des commandes pour chercher une commande selon le nom du client, l'adresse e-mail, l'adresse postale, le numéro de commande, l'intitulé du produit, l'UGS ou même les notes de commande.

Vous pouvez également filtrer vos commandes par :

  • Date
  • État du paiement
  • État d'exécution
  • Mode de paiement
  • Méthode d'exécution
  • Produits
  • Date et heure de retrait ou de livraison
  • Si la commande contient des précommandes

Par exemple, si vous souhaitez contacter les clients pour régler leur paiement avant d'expédier leur commande, vous devrez appliquer les filtres pour obtenir la liste des commandes qui n'ont pas encore été payées et qui doivent être expédiées. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un filtre prédéfini Non payé. Expédition nécessaire.

Vous pouvez appliquer plusieurs filtres à la fois pour affiner votre recherche. Par exemple, si vous souhaitez voir les commandes qui n'ont pas encore été payées et qui ont été passées par un client particulier, vous pouvez saisir le nom du client dans la barre de recherche et sélectionner En attente de paiement dans la liste déroulante de l'État du paiement.

Vous pouvez enregistrer des combinaisons de filtres pour rendre la même recherche beaucoup plus rapide à l'avenir. Les commandes qui apparaissent dans les filtres enregistrés sont mises à jour automatiquement.

Ajout de notes de commande d'administration

Les gestionnaires de boutique peuvent ajouter des notes internes aux commandes. Ces notes peuvent être utilisées pour fournir des instructions spéciales comme la date et l'heure de livraison à privilégier. Les notes de commande peuvent également inclure des commentaires qui peuvent contribuer à améliorer les processus de votre entreprise, tels que les commentaires des clients ou le motif de remboursement ou d'annulation d'une commande.

Les notes d'administration sont visibles uniquement par le personnel, vos clients ne peuvent donc pas les voir. Par la suite, vous pourrez rechercher les commandes à partir de ces notes pour accélérer le traitement des commandes.

Mise à jour des informations relatives aux commandes et aux clients

Une fois la commande passée, vous pouvez en mettre à jour les détails. Cela peut s'avérer très pratique si, par exemple, un client commet une faute de frappe lors de la saisie de son adresse e-mail lors du paiement ou si un client souhaite modifier ou ajouter un article.

Vous pouvez modifier une commande pour :

  • ajouter et supprimer des éléments ;
  • modifier les détails du produit (UGS, nom, quantité et prix) ;
  • modifier l'adresse, le nom et l'adresse e-mail du client ;
  • ajouter et supprimer des remises ;
  • modifier les taxes et les frais d'expédition.

Modification d'un numéro de commande

Lorsqu'un client passe une commande, un numéro d'identification unique lui est attribué. Il est spécifique à cette commande et n'est plus jamais attribué. L'ID de commande est une combinaison de cinq symboles aléatoires (par exemple XK45J) qui aide les commerçants et les clients à distinguer une commande d'une autre. Il est affiché sur les factures, dans les notifications par e-mail et dans la liste des commandes de l'administration de votre boutique.

Vous pouvez personnaliser les ID des commandes en y ajoutant un préfixe et/ou un suffixe personnalisés composés de lettres, nombres, tirets, etc. pour vos besoin en générateurs de rapport, et toute autre raison. Par exemple, si vous gérez plusieurs boutiques en ligne, vous pouvez ajouter le nom de l'une d'elle (JJONES-) comme préfixe pour voir rapidement dans vos rapports où la commande a été passée. Vous pouvez également ajouter le mois ou l'année en cours (-2023) comme suffixe pour savoir quand une commande a été passée juste en regardant son ID.

Pour personnaliser le format des ID de vos commandes :

  1. Depuis l'administration de la boutique, accédez à Paramètres → Général → Panier et paiement.
  2. Faites défiler jusqu'à Identifiant de commande, puis cliquez sur Modifier le format de l'ID de commande.
  3. Saisissez un préfixe ou un suffixe (ou les deux) que vous souhaitez voir apparaître dans vos ID de commande et vérifiez l'aperçu à droite. Exemple :

    Customizing_order_ID_format.png

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ces ajouts s'appliqueront à toutes vos commandes venant après la modification, les ID des précédentes passées avant cette modification resteront les mêmes.

Activation des notifications push

Vous pouvez utiliser l'application mobile pour activer les notifications push afin de recevoir une alerte sur votre téléphone chaque fois qu'une commande est passée dans votre boutique.

Pour activer les notifications push sur l'application iOS :

  1. Depuis l'application mobile, appuyez sur Boutique, puis sur Paramètres.
  2. Dans les paramètres de l'application, appuyez sur Notifications.
  3. Sous Nouvelle commande, appuyez sur le bouton bascule Nouvelle commande placée pour activer cette option.
  4. Assurez-vous que les notifications sont activées pour l'application dans les paramètres principaux de votre appareil.

Pour activer les notifications push sur l'application Android :

  1. Depuis l'application mobile, appuyez sur Boutique.
  2. Dans les paramètres de l'application, appuyez sur Notifications.
  3. Sous Nouvelle commande, appuyez sur le bouton bascule Nouvelle commande placée pour activer cette option.
  4. Assurez-vous que les notifications sont activées pour l'application dans les paramètres principaux de votre appareil.

Impression des commandes

Vous pouvez imprimer une copie d'une commande pour vos propres enregistrements ou l'inclure dans l'expédition de commande du client.

Pour imprimer la facture d'une commande :

  1. Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
  2. Choisissez une commande que vous souhaitez imprimer.
  3. Cliquez sur Imprimer la facture.
  4. Dans la fenêtre des options d'impression, sélectionnez votre imprimante et vos paramètres, puis cliquez sur Imprimer.

Pour imprimer les factures de plusieurs commandes à la fois :

  1. Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
  2. Sélectionnez les commandes que vous souhaitez imprimer.
  3. Cliquez sur Mise à jour de masse → Imprimer les éléments sélectionnés.

Exportation de commandes

Pour créer un rapport de ventes, analyser vos commandes ou simplement envoyer une liste de commandes à vos employés, vous pouvez exporter les informations des commandes vers une feuille de calcul en quelques étapes :

  1. Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
  2. Faites défiler jusqu'au bas de la page et recherchez le bloc Exporter des commandes.
  3. Si vous souhaitez exporter toutes vos commandes, cliquez sur Exporter tout.
  4. Pour exporter uniquement certaines commandes, sélectionnez celles dont vous avez besoin et cliquez sur Exporter les éléments sélectionnés.
  5. Vous verrez apparaître une fenêtre contextuelle avec les paramètres d'exportation.
  6. Sélectionnez le délimiteur.
  7. Sélectionnez les colonnes à exporter. Par défaut, toutes les colonnes sont sélectionnées.
    Pour exporter toutes les options de produit et leurs valeurs dans une colonne dédiée, choisissez « Options d'article » dans la boîte de dialogue. Pour exporter chaque option de produit dans une colonne séparée, choisissez « Options d'article (divisées en colonnes) ».
  8. Cliquez sur Télécharger un fichier CSV.
  9. Ouvrez le fichier téléchargé avec un éditeur de feuille de calcul pour une utilisation ultérieure.

Suppression de commandes

Outre l'annulation et le remboursement des commandes, vous pouvez également les supprimer définitivement de votre boutique. Vous pouvez supprimer les commandes test, mais conserver toutes les commandes client à des fins fiscales.

Si un client a acheté quelque chose sur votre site par erreur, il est préférable d'annuler la commande et de s'assurer qu'elle est correctement remboursée par l'intermédiaire du fournisseur de paiement de votre compte marchand.

Pour supprimer une commande dans votre boutique via le bureau :

  1. Depuis l'administration de votre boutique, accédez à Mes ventes → Commandes.
  2. Sélectionnez les commandes que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur Mise à jour de masse (ce bouton n'apparaît qu'après avoir sélectionné au moins une commande), puis cliquez sur Supprimer les éléments sélectionnés.
  4. Dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez supprimer la commande en cliquant sur Supprimer.

Pour supprimer une commande dans votre boutique via l'application iOS :

  1. Ouvrez votre application mobile et accédez à Commandes.
  2. Cliquez sur la commande que vous souhaitez supprimer.
  3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Modifier.
  4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Supprimer la commande.
  5. Dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez supprimer la commande en cliquant sur Supprimer.

Pour supprimer une commande dans votre boutique via l'application Android :

  1. Ouvrez votre application mobile et accédez à Commandes.
  2. Cliquez sur la commande que vous souhaitez supprimer.
  3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône du crayon.
  4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Supprimer la commande.
  5. Dans la fenêtre contextuelle, confirmez que vous souhaitez supprimer la commande en cliquant sur Supprimer.

Les commandes sélectionnées seront supprimées définitivement de l'administration de votre boutique et leurs numéros ne seront pas réutilisés. Par exemple, si vous supprimez la commande n°3 depuis l'administration de votre boutique, vous verrez les commandes numérotées 1, 2, 4, 5, etc. Plus d'informations sur la numérotation des commandes dans votre boutique.

Si vous supprimez accidentellement des commandes dont vous avez besoin, nous pouvons les restaurer pour vous. Veuillez nous contacter et indiquer votre identifiant de boutique (présent dans le coin inférieur gauche de l'administration de votre boutique) ainsi que l'heure à laquelle les commandes ont été supprimées.
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